LAPORAN (Reporting)

Menurut Himstreet, et al. (1983), laporan adalah pesan yang disampaikan secara sistematis dan objektif yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu bagian organisasi kepada bagian lain atau lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau memecahkan persoalan.

Laporan merupakan alat bagi pimpinan untuk menginformasikan atau memberikan masukan untuk setiap pengambilan keputusan yang diambilnya. Oleh karena itu laporan harus akurat, lengkap, dan objektif. Dalam prakteknya, laporan adalah sebuah dokumen yang merupakan produk akhir dari suatu kegiatan. Laporan menyajikan informasi dengan cara yang sangat khusus. Informasi yang terkandung dalam laporan sesungguhnya telah ditulis dan dikumpulkan dalam kertas kerja. 

Pada dasarnya laporan merupakan gambaran tentang apa (what) yang telah terjadi, di mana (where) kejadian tersebut berlangsung, bilamana (when) kejadian itu terjadi dan mengapa (why) hal itu terjadi, siapa (who) yang bertanggung jawab terhadap sesuatu yang telah terjadi, serta bagaimana (how) kejadiannya. Konsep ini dikenal dengan istilah SW 1H.

---

Tujuan Laporan

Tujuan penyusunan laporan adalah untuk menjadikan informasi yang disampaikan jelas dan mudah dipahami. Oleh karena itu, materi laporan yang disampaikan hanya yang perlu diketahui oleh pihak pembaca.

Pada umumnya laporan digunakan untuk menyampaikan tujuan yang bersifat umum sebagai berikut:

1.  Memantau dan mengendalikan suatu kegiatan. 
2. Membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditentukan 
3. Memenuhi persyaratan.
4. Mendokumentasikan kegiatan
5. Merupakan pedoman untuk persoalan tertentu

---

Fungsi Laporan

Fungsi Laporan Fungsi laporan dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Pertanggungjawaban dan pengawasan

Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang kepada pimpinannya sesuai dengan fungsi tugas yang dibebankan kepada yang bersangkutan.

2. Penyampaian informasi

Laporan merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan fungsi dan tugas-tugasnya. 

3. Bahan pengambilan keputusan Dalam pelaksanaan manajemen

Untuk keperluan pengambilan keputusan oleh pimpinan diperlukan data atau informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil. Data atau informasi itu berasal dari semua satuan organisasi atau pejabat di dalam organisasi melalui laporan-laporan.  Sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama, saling pengertian, dan koordinasi dengan bagian/unit lain.

4. Sebagai salah satu alat untuk memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman.

Syarat-syarat laporan agar laporan yang dibuat dapat dengan mudah dibaca dan dimengerti maka laporan tersebut harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1. Laporan mencerminkan Isi laporan. isi laporan harus dapat dimengerti dan dapat memenuhi keinginan yang memintanya maka laporan harus memuat informasi yang benar dan objektif.. Kebenaran dari informasi tersebut sangat penting karena hal tersebut sangat berkaitan dengan pengambilan keputusan. Bila informasi dalam laporan tersebut tidak benar maka keputusan yang diambil pun akan salah. 

2. Laporan harus langsung pada sasaran. Perlu disadari bahwa pimpinan mempunyai   waktu yang sangat terbatas. Dengan keterbatasan waktu yang dimiliki, hendaknya kita harus mengusahakan agar laporan yang kita buat tidak terlalu panjang sehingga tidak terlalu menyaporan harus diusahakan singkat, tepat, padat, dan jelas serta langsung mengenai persoalannya. 

3. Laporan harus lengkap. Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan. Penyajian dalam bentuk uraian akan lebih lengkap kalau ditunjang dengan supporting data (data penunjang) misalnya, data statistik, grafik, skema, dan sebagainya. 

4. Laporan harus tegas dan konsisten. Laporan hendaknya dibuat sedemikian rupa sehingga tidak memberikan kesempatan timbulnya masalah atau persoalan baru. Ini berarti bahwa uraian yang dikemukakan harus tegas dan konsisten antara bagian laporan yang satu dengan bagian yang lainnya. 

5. Laporan harus tepat pada waktunya. Agar pimpinan dapat menentukan kebijaksanaan selanjutnya dan dapat menyelesaikan masalah dengan benar maka ketepatan waktu penyampaian laporan harus benar-benar diperhatikan. Laporan harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan kepada pimpinan. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu laporan berarti tindakan korektif yang harus diambil ataupun follow up-nya akan mengalami keterlambatan. Hal ini akan mengakibatkan hal yang negatif pada organisasi.

6. Laporan harus tepat penerimaannya. Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara yang memberi laporan dengan penerima laporan atau antara atasan dan bawahan. Di satu pihak atasan ingin mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas yang telah diberikannya, dan di lain pihak bawahan ingin mengetahui atau mendapatkan respon dari atasan atas laporannya serta bagaimana follow up dari laporan tersebut. Oleh karena itu, laporan harus benar-benar sampai kepada yang memintanya. Laporan yang tidak sampai kepada sasarannya dan sampai kepada orang yang tidak berhak membacanya, akan menimbulkan masalah yang tidak diinginkan, misalnya terjadi kebocoran rahasia, laporan bagi yang memintanya sudah tidak ada nilainya lagi, dan penilaian negatif oleh atasan terhadap bawahan bersangkutan

Sumber : http://repository.ut.ac.id/4123/1/PUST2138-M1.pdf